Entreprise : comment organiser et archiver ses documents ?

Chaque entreprise opérant sur le marché italien a un énorme problème qui s’appelle la gestion des documents. Il va sans dire que les documents sont un élément très important sur lequel il est bon pour toute entreprise de se concentrer, il est également vrai que les technologies peuvent offrir un grand coup de main pour les gérer et optimiser l’accès aux informations qu’ils contiennent. À partir de quelques considérations concernant les types de documents que vous pouvez rencontrer. En substance, il existe deux macro- catégories. Ces deux macro- catégories donnent ensuite lieu à une série de gestions possibles des documents qui conduisent les entreprises à un degré d’efficacité plus ou moins élevé.

Série de gestions possibles des documents

Evidemment, l’activité sur les documents analogiques, tant que les documents sont peu nombreux et surtout tant que la taille de l’entreprise est petite, représente la solution la plus pratique, également perçue comme la moins chère. En réalité, le coût d’une gestion qui n’inclut pas un contrôle de l’information, qui formalise les processus de flux de travail et les procédures spécifiques pour maintenir l’ordre dans l’entreprise, n’est pas clair. En outre, une gestion sur support papier dans le temps produit la possibilité de perdre des documents à forte consultation, ainsi qu’une multiplication considérable de ceux-ci, compte tenu du nombre de personnes qui peuvent être impliquées dans la lecture et l’utilisation d’un seul document.

Processus de départ de l’activité numérique

La gestion de ces documents prévoit la mise en place d’une archive électronique, qui permet d’informatiser les processus de chargement, d’archivage, de consultation, de partage et de reproduction de ces documents. Pour ce faire, il existe plusieurs possibilités. Généralement, les questions concernant la gestion des documents peuvent être résumées dans :

  • Le stockage de documents :

Il s’agit de transfert de documents au sein du système documentaire, d’un format initial au format final, par exemple, du papier au numérique;

  • L’archivage de documents :

Considérez le stockage de documents dans un système de base de données organisé par classes de documents qui reproduisent une organisation document entreprise facilement consultable;

  • Le protocoling documents :

Cela concerne la méthodologie par laquelle un document est “balisé pour la recherche”. Il existe différentes méthodes pour protocoler un document, et ces méthodes dépendent du degré de complexité de l’entreprise;

  • La conservation des documents :

En format numérique, en mode analogique avec correspondant numérique ou en format exclusivement numérique;

  • L’organisation document entreprise :

Se fait en fonction de l’utilisation qui doit être faite du document, l’organisation de celui-ci est possible grâce à l’attribution de caractéristiques spécifiques à chacun d’entre eux qui les place dans le système et les rend traçables ainsi que disponibles uniquement pour les personnes autorisées à les gérer;

  • La consultation des documents :

Il est possible d’offrir à chaque utilisateur une classe d’accès et une possibilité de visualiser, d’imprimer, de reproduire et de partager des documents, selon ses autorisations;

  • L’exposition de documents :

Au moyen de systèmes spécialement conçus, il est possible de montrer les documents requis aux autorités compétentes, sans nécessairement devoir imprimer et conserver des archives coûteuses, ou même recevoir chez soi les mêmes autorités qui peuvent accéder aux archives à distance.

En outre, vous pouvez associer la gestion des documents à des systèmes de flux de travail, ce qui peut améliorer les processus internes qui nécessitent l’échange de documents. À titre d’exemple, les autorisations de paiement des factures, l’autorisation des plans de vacances, l’autorisation des achats, sont rendues possibles par un logiciel de workflow spécifique dans lequel sont impliqués les acteurs des différents processus de gestion de documents.

Automatisation du processus de gestion

À travers un projet de gestion de documents, il est possible d’opérer sur tout type de document, donc le processus de gestion peut être automatisé. Les technologies disponibles sur le marché aujourd’hui vous permettent d’accéder à vos documents de la manière la plus diverse. En fait, les technologies actuelles permettent d’atteindre un degré assez élevé de consultation et de partage, ainsi que de normalisation, ce qui a permis une large diffusion des systèmes sur site, en ligne, etc.

En général, qu’il s’agisse de systèmes en ligne, de systèmes hors ligne ou de formes hybrides, le conseil est de choisir des solutions soutenues par des entreprises structurées pour suivre les projets et qui garantissent une approche méthodologique de la question de la gestion des documents qui puisse permettre une extension future des caractéristiques et des fonctionnalités de la solution. Les prochaines étapes pourraient en effet conduire à un archivage de remplacement, à l’acquisition de contrats mobiles, peut-être au moyen d’une signature graphométrique, générant ainsi des documents en original numérique, sans perte inutile de papier et de temps.

Securely time donnera raison à ceux qui choisissent d’optimiser les processus en adoptant un système de gestion des documents qui améliore l’accès à leurs données et économise de l’espace physique pour d’autres utilisations. L’important dans ce processus de croissance est d’évaluer soigneusement la solution et la fiabilité du partenaire qui la met en œuvre.

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