Comment bien organiser la communication avant un événement ?

Avant d’organiser un événement d’entreprise, il est très important d’effectuer un travail de communication préalable afin de susciter l’intérêt à son sujet, d’attirer des intervenants et des participants et de faciliter la réalisation de contacts et l’échange d’informations.

L’importance de l’étape de communication

Un événement ne se limite pas seulement aux trois ou quatre heures que dure une réunion ou une rencontre ou aux quelques jours pendant lesquels un congrès a lieu. L’ensemble du processus de communication, de promotion et de publicité est absolument fondamental pour assurer le succès de l’événement, et ces étapes de travail sont au même niveau d’importance que l’événement lui-même. Par un travail et un traitement adéquats de la phase de communication précédente, il est possible d’atteindre les objectifs suivants : une connaissance adéquate de l’événement parmi les personnes potentiellement intéressées. Le recrutement de participants et les intervenants qui nous intéresse. Pour savoir quels types d’événements, de formats ou de sujets suscitent le plus d’intérêt, puis pour organiser l’événement selon ces lignes. Faciliter la mise en réseau et l’échange d’informations.

Les outils de communication

Il existe actuellement un certain nombre d’outils accessibles à tous, faciles à utiliser et pour la plupart gratuits, qui permettent de mettre en œuvre des stratégies de communication efficaces et puissantes. Il s’agit d’un format ancien, largement utilisé depuis la naissance d’Internet, mais non moins efficace. Sur le web ou le blog de l’événement, vous pouvez faire beaucoup de choses : publier des informations, interagir avec les utilisateurs intéressés par l’événement, poser des questions et recueillir des commentaires ou des suggestions, puis les intégrer dans l’événement. Les médias sociaux ou l’utilisation des réseaux sociaux à des fins promotionnelles ou publicitaires ont radicalement changé les modes d’organisation d’un événement.

De nos jours, il est très simple et utile de créer un profil spécifique via les réseaux sociaux pour informer sur un événement et attirer des participants. A partir de là, l’idéal est d’essayer de viraliser l’information, pour laquelle on peut aussi ouvrir une chaîne vidéo afin qu’elle atteigne le plus grand nombre de personnes possible. Une autre stratégie publicitaire est la création d’un teaser (généralement une vidéo) où des informations partielles sur l’événement sont proposées, sur un ton d’intrigue, de mystère ou d’humour, afin de créer des attentes et de la curiosité chez les participants potentiels, qui peuvent être réels ou virtuels. Systèmes de gestion des pré-rendez-vous L’un des objectifs et des motivations les plus importants de nombreux professionnels qui participent à un événement est d’élargir leur réseau de contacts ou leur mise en réseau.

Gérer ses contacts

Grâce aux sites web, aux réseaux sociaux et aux applications spécifiques pour les appareils mobiles, il est possible de promouvoir et de faciliter la réalisation de contacts par le biais de systèmes de gestion des rendez-vous précédents, de rapprochement des intérêts et d’échange de messages et d’informations.Un travail de communication adéquat avant l’événement agit comme un aimant puissant pour capter ou attirer : les participants, les intervenants, les contacts d’intérêt professionnel (réseautage), l’intérêt, les attentes et aussi les suggestions et commentaires utiles.

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