La répercussion des frais professionnels est l’une des tâches qui s’accumulent généralement à la fin du mois. Les travailleurs au cours de leurs déplacmeent professionnels accumulent les reçus jusqu’au moment de transmettre la note de frais. L’automatisation, de son côté, semble offrir plusieurs avantages sur ce processus. Alors quel est le meilleur solution pour vous ? Voici un petit guide pour faciliter la geston des frais au cours des voyages.professionnels
Les limites de la gestion manuelle des frais de voyage
Lors d’une gestion manuelle des frais, le travailleur pendant ses voyages, recueille les justificatifs des dépenses sur papier. Il note ensuite manuellement les informations sur le billet pour rappeler la situation qui justifie les dépenses encourues au cours du déplacement. Pour établir les notes de frais, le travailleur doit rassembler les tickets générés au cours du mois afin d’établir le rapport, puis commencer à rédiger le rapport. Après avoir fait le rapport, dans lequel il a investi environ une heure, le travailleur l’envoie par courriel à la personne chargée de superviser les dépenses. Il prend une enveloppe, y met tous les reçus et le remet à son supérieur hiérarchique ou à un membre de l’administration. Vient alors la longue attente pour qu’ils contrôlent le rapport original et les pièces justificatives en rapport avec ces notes. Le contrôleur reçoit une avalanche de pièces justificatives et doit les examiner une par une. Après quelques jours,l'entreprise, si tout est correct et qu’aucun billet n’a été perdu, remboursera les frais. Puis au service de la comptabilité, un travailleur transmet « manuellement » toutes les informations au système de comptabilité de l’entreprise.
L’automatisation, une alternative avantageuse pour la gestion des frais de voyage
L’un des avantages les plus évidents de l’automatisation du processus de gestion des frais de voyage est la disparition du papier et l’amélioration de la gestion du temps. C'est la solution qui offre une plus grande efficacité, car elle optimise le temps de travail des travailleurs, les gains de productivité et facilite également la détection d’éventuelles fraudes.
Pendant ses déplacements professionnels, le travailleur peut, grâce à l’application de la plateforme numérique de gestion des dépenses sur son smartphone, faire une copie du billet et peut ainsi oublier toutes les paperasses si la plateforme est approuvée par le bureau des impôts. Les informations figurant sur le billet au cours du déplacement peuvent être automatiquement lues. Les notes et la déduction des frais sont générées automatiquement. Le travailleur ne perd pas une minute et cela présente un réel avantage pour les affaires. Un autre clic, et le travailleur envoie le rapport directement à son supérieur. Les pièces justificatives sont numérisées et archivées dans le cloud. Aucune enveloppe n’est nécessaire. Du département chargé de la supervision à la plate-forme numérique, il dispose d’alertes, configurées en fonction des politiques de voyage de l’entreprise, et donc les informations déjà arrivées sont filtrées. Le travailleur reçoit un avis lorsque le rapport a été approuvé. Le remboursement des frais de déplacement se fait automatiquement. Les informations sur les dépenses sont directement intégrées dans le système comptable de l’entreprise, ce qui permet de gagner en efficacité. Ainsi, grâce à la gestion automatisée des coûts des entreprises, vous gagnez du temps et de l’efficacité.