Comment optimiser le suivi des taches assignées à ses employés ?

L’un des indicateurs les plus complexes à mesurer et à contrôler dans la gestion d’entreprise est la capacité de production des employés, d’une équipe et même de l’entreprise dans son ensemble. En effet, il est important de contrôler les activités opérationnelles, mais cela ne peut pas être une activité ennuyeuse ou qui prend du temps à votre équipe.

Le management d’entreprise requiert le suivi et le contrôle des tâches de vos employés. Pour une organisation efficace, il est nécessaire de commencer par l’enregistrement de certaines informations essentielles.

Ce sera le moyen le plus simple de suivre les résultats des activités développées dans votre entreprise. L’idée est de savoir si vous tirez le meilleur parti de la capacité de production des ressources humaines, d’une équipe ou de votre entreprise. ile france, creation entreprise, tableau bordres, sources humaines, business plan, expert comptable, gestion financière.

Contrôle des tâches planifiées et exécutées

En organisation d’entreprise, le contrôle des tâches se fera toujours en trois étapes principales.

Dans la planification, vous définissez exactement tout ce qui doit être fait en définissant le nom de la tâche, en détaillant (si nécessaire), l’employé responsable, la date de début et de fin de l’activité.

Pendant l’exécution, vous pouvez contrôler les heures allouées. Faites attention à ne pas avoir des activités trop longues. 

Un exemple simple pourrait être une activité dans le domaine du marketing. Dans ce cas, Roberto Silva, un stagiaire en marketing, doit appeler des partenaires de l’entreprise et entamer la négociation de parrainages pour un événement. Cette tâche doit commencer le 24 mars et se terminer le 25 mars. Voyez comment se présente le tableau de suivi.

Maintenant, dans la troisième étape, le suivi, il suffit de remplir le statut de chacune des tâches. Dans notre tableur, nous proposons 4 options différentes :

Si la tâche est en cours, nous laissons le champ vide.

Suivre les rapports de contrôle des tâches

Maintenant, en supposant que vous ayez fait un bon travail de collecte et de contrôle des tâches, vous devrez analyser le taux de productivité et rendre compte des détails à différents niveaux. Il y a trois contrôles principaux qui me semblent importants :

Maintenant, la question de savoir laquelle de ces analyses sera la plus pertinente pour votre entreprise dépendra de votre objectif. J’aime généralement suivre les trois dimensions. Voici comment :

1. Analyse générale

J’aime commencer par une analyse la plus générale possible afin d’approfondir les domaines et le personnel qui nécessitent le plus d’attention. Pour suivre l’ensemble de l’entreprise, il suffit de suivre quelques étapes à partir de notre tableur de contrôle des tâches :

Selon le résultat obtenu, il est intéressant d’approfondir les indicateurs et les informations de vos équipes. Tant pour les bons cas (pour analyser les facteurs qui les motivent et les rendent performants), que pour les cas de faible productivité (pour analyser ce qui fait que la performance est inférieure à la moyenne).

2. Analyse par équipe

Encore une fois, en entrant le niveau de détail des équipes dans notre tableur de contrôle des tâches, il suffira de faire une sélection (dans ce cas, de l’équipe à analyser) pour voir tous les employés et les tâches enregistrés et leur statut respectif.

Ce type d’analyse peut vous aider à comprendre si le problème se situe au niveau de vos analystes et des responsables de la mise en œuvre ou de la gestion de l’activité, qui ont une fonction de contrôle, de motivation et de suivi plus importante.

Dans l’exemple ci-dessus, vous pouvez facilement voir que Paul est le seul employé qui a une tâche en retard, alors que les autres ont terminé leurs activités à temps. Il serait utile d’identifier un plus grand nombre d’activités, ainsi que les performances mois par mois pour comprendre s’il s’agit d’un schéma ou d’un cas isolé.

3. Analyse individuelle

Il s’agit d’une analyse avec un niveau de détail plus élevé. C’est un excellent moment pour les dirigeants de disposer d’un registre du nombre total d’heures disponibles au cours d’un mois donné, du nombre d’heures consacrées aux activités de l’entreprise et de la possibilité de mieux utiliser la capacité de production de cet employé. Voyez le résultat dans le tableur après le choix d’un mois et d’un professionnel :

En plus de l’analyse des heures de congé ou d’occupation, comme nous l’avons fait dans l’analyse générale et d’équipe, nous verrons le taux de productivité de cet employé. Voyez que vous pouvez voir l’indicateur allant de 0% (zéro) à 100 également les tâches livrées à temps et celles qui n’ont pas été livrées à temps.

Cette analyse peut vous aider à planifier de nouvelles tâches pour les mois à venir, en particulier si vous avez des tâches récurrentes, vous pouvez réorganiser le temps disponible pour chaque élément.

Fiche de contrôle des tâches

Si votre intention est de contrôler les tâches, les activités, les plans d’action ou les directives opérationnelles dans le quotidien de votre entreprise, il est utile de connaître la feuille de calcul de contrôle des tâches qui vous aidera à organiser tout cela et à comprendre, depuis le temps de disponibilité de vos employés jusqu’aux activités qui ont été livrées à temps et celles qui ont eu un certain retard. ile france, creation entreprise, tableau bordres, sources humaines, business plan, expert comptable, gestion financière, formation gestion, gestion entreprise, business management, gestion ressources, entreprise gestion, lex europa, eur lex, tresorerie entreprise, organisation gestions, ca fcc, responsable gestion, management gestion, gestion organisations.

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