Organisation de l’espace de travail: son importance et son impact sur l’image du professionnel

Il est courant de trouver les bureaux et l’espace de travail désorganisés. Des vieux papiers qui n’ont plus d’importance, des objets qui ne sont pas adaptés à l’environnement professionnel et même des déchets qui y jonchent. Mais avoir un bureau en désordre est un mauvais signal émis à tous ceux qui le voient. Que la personne soit ou non efficace au travail, elle renvoie l’image qu’il ne sait pas comment s’organiser pour travailler efficacement. Cela fait en général fuir les promotions ou les clients potentiels.

La perception du désordre

Des recherches menées à l’université du Texas aux États-Unis ont montré que les collègues de travail perçoivent les désorganisés comme étant inefficaces et sans imagination. Une autre étude, réalisée par une entreprise américaine de fournitures de bureau, OfficeMax, a révélé dans un sondage que 75% des travailleurs estiment que le désordre nuit à l’état d’esprit, à la motivation et à la productivité au travail.

De la même manière qu’un excès de papier, le fait d’avoir beaucoup de fleurs, de jouets ou de photos personnelles sur la table de travail peut donner l’impression de ne pas être professionnel. Et surtout, cela renvoie l’image que l’on ne prend pas le travail au sérieux et que l’on n’est peut-être pas capable de terminer les tâches correctement. Mais avoir une table vide ne fait pas non plus bonne impression, cela donne l’image que le professionnel est froid et méthodique certes, mais qu’il n’a pas l’intention de rester longtemps dans l’entreprise. Il est fondamental de maintenir l’équilibre et d’avoir un aménagement optimal.

Comment organiser le désordre accumulé au travail

– Il faut utiliser des chemises de classement, des étiquettes et des sacs-poubelles.

– Analysez les documents, et annotez-les selon leurs catégories ou cas. “Doit être conservés en vertu de la loi”,  “à soumettre à l’opinion de… ” s’ils nécessitent l’attention de quelqu’un. Si leur contenu est suffisamment récent pour être pertinent ou si l’information existe ailleurs ou dans un autre format, il est idéal de le préciser.

– Il faut catégoriser tous les documents dont on est en présence, selon les sujets et l’ordre d’importance. Les séparer en dossiers et les nommer avec les étiquettes est aussi l’idéal.

– Il est nécessaire de créer des endroits spécifiques pour les dossiers et de les ranger correctement.

– Pour les documents imprimés sur votre ordinateur dans votre boîte aux lettres, il faut procéder de la même manière.

-Et enfin, il faut jeter tous les déchets et documents inutiles. Faites preuve de bon sens en choisissant les objets décoratifs qui resteront sur la table.

Comment faire pour vous réorganiser ?

Pour éviter d’envoyer une mauvaise image sur votre compétence professionnelle et que le trouble n’apporte de mauvaises ondes qui nuiront à votre routine et votre efficacité. Il est nécessaire d’acquérir l’habitude d’organiser le bureau (ou le domicile pour les free-lancer) tous les jours à la fin des activités.

Pour ceux qui sont les plus désorganisés et les plus brouillons, si vous pensez qu’un “coup de balai” à la fin de la journée ne suffirait pas. Consacrez-y une journée, faites un grand ménage, puis maintenez l’ordre au fur et à mesure des journées. Une organisation au quotidien doit être pensée. 

Comment organiser la table de travail et l’espace de travail ?

– Séparez un espace de bureau pour chaque activité et disposez dans chaque section les objets que vous utilisez pour chaque fonction. À ce stade, vous pouvez penser à un espace pour un objet de valeur sentimentale qui ne perturbera pas votre image professionnelle.

– Ne rangez dans vos tiroirs de bureau que les objets que vous utilisez en permanence et ne les utilisez pas comme fournitures de bureau.

– Laissez sur la table ce qui est utilisé sur le moment.

– Lorsque vous avez fini de travailler, n’oubliez pas de ranger les choses à leur place. Les objets et papiers ne sont pas des rappels d’activités ou des post-it. Utilisez un calendrier et notez-y vos activités à venir.

“Tout comme pour les vêtements, nous envoyons des messages par le biais de l’organisation de la table de travail et des objets qui s’y trouvent”, explique Renata Mello, consultante en comportement professionnel.

Les espaces de travail moderne

De nos jours, il est impossible pour une entreprise de donner un bureau personnel à tous les employés, salariés et collaborateurs. Les espaces disponibles deviennent de plus en plus rétreint. Alors les bureaux et les espaces de travail sont aménagés en open space ou en espace de coworking. Les employés sont censés travailler dans un environnement engageant à la communication et à la camaraderie.

De nouveau type de mobilier propice à l’organisation de l’espace de travail sont de plus en plus travaillés par des designers de bureau. Avec la réduction des espaces disponible, doit s’accompagner un aménagement de qualité pour pouvoir être aux normes. Les locaux des bureaux sont les lieux de vie des salariés car au moins 8 heures par jour y sont dépensés. C’est pourquoi, tout y a été pensé, l’ergonomie, l’aménagement du mobilier, l’organisation des espaces de travail, la qualité des services disponible (cantine, distributeurs, …), l’environnement, …

Il y a donc une tendance à organiser les bureaux en un lieu de communication.

Le seul hic c’est que pour arriver à ce but, l’organisation du lieu de travail a été conçu afin que tous se voient et entendent. Tout ce qui se passe dans les espaces communs et les bureaux se font au vu et au su de tous.

Il est donc important de montrer sa valeur, que l’on soit encore dans l’open space ou que l’on ait atteint un poste assorti à un bureau personnel. Dans l’espace de coworking, tous les collaborateurs pourront voir votre manière de vous organiser et vous jugera. Lorsque vous aurez un bureau personnel, les autres salariés vous jugeront encore à votre façon d’aménager les lieux.

Les employés des entreprises doivent donc penser le mobilier mis à leur disposition. Trouver une place pour chaque chose, un rôle pour chaque objet. Montrer que l’on a un espace de travail avec une organisation et une façon d’aménager optimale, est une preuve que l’on est sérieux et que l’on veuille s’investir dans l’entreprise.

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